ビジネス英語

ビジネス英語メールの書き方:手紙の宛名・頭語・拝啓の正しい書き方

英語でビジネスメールの正しい書き方、ビジネス英文レターの書き方を徹底解説


マリ
マリ
皆さんこんにちは。マリです。今回は「ビジネス英語メールの書き方、英文手紙の宛名の書き方」、ビジネス英語の重要なポイントについてお話してみたいと思います。


仕事上でビジネス英語を使う日本人のビジネスパーソンは多くの場合には、「会話で英語を使う(スピーキング)よりもメールでビジネス英語を使う(ライティング)」人が多いのではないかと思います。

そのため、英語でメールを書く際の書き方、英文レターの正しい方を覚えておく事はとても重要です。Eメールには「カジュアルなイメージ」がありますが、場合によってフォーマルなビジネス英語も必要になってきます。

ですから、色々なメールの書き方を覚えておくべきだと思います。そして、英語でビジネスレターを書く際にも決まった書き方がありますので、それらの知識も大切になってくると思います。

私は現在、日本で英語教師として翻訳者としても活動しています。しかし、来日する以前の私は会計士の仕事をしていました。その当時は取引先や顧客とのコミュニケーションを取るためにビジネスメールを書く場合が多かったです。

以上の理由からビジネスシーンでのメールの書き方は十分に練習してきました(笑)。今回紹介するルールを覚える事が出来れば、必ず礼儀正しい良い印象を与えるメール・手紙が英語で書けるようになります!

それでは、正しいビジネス英語のメール・手紙の宛名はどうやって書けばよいのでしょうか。はじめていきましょう。



英語で手紙を書く際の「Dear ~」の正しい使い方


英語で手紙を書く際の「Dear ~」の正しい使い方

英語でフォーマルな手紙やメールを書く際には、冒頭の拝啓・頭語は「Dear ~」という書き方になります。「Dear」は「大切な・大事な」という意味になり”形容詞”ですが、手紙やメールを書く際には、単純に「~様へ」という意味になります。

「Dear」の後には、手紙を送る相手の名前を書く必要があります。少し遠い間柄の人や、フォーマルな関係であれば、「Mr.」や「Mrs.」、「Ms.」といったタイトル、名字(またはフルネーム)を使う必要があります。

ちなみに「タイトル+名前」といった書き方はネイティブはしません。例えば、例を紹介すると以下のようになります。


  • Dear Mr. Tanaka,
  • Dear Ms. Suzuki,
  • Dear Dr. Jones,



「Dear Mr. Ichiro」や「Dear Ms. Keiko」といったような書き方はしません。

男性は、医者や博士(Dr./Prof.)など以外の場合には必ず「Mr.」を使います。発音は「ミスター」になります。女性の場合は人によって好みが分かれますが、一番安全な書き方は「Ms.」になります。

結婚している女性は伝統的に「Mrs.+主人の名字」という書き方になりますが、最近は「Mrs.」を使わない女性が増えてきています。

もう少し近い間柄の人にメールや手紙を送る場合には、「名字ではなく名前を使う」事ができます。しかし、名前を使う場合には、先程も言ったように「Mr.」などのタイトルは使いません。例えば。


  • Dear Keiko,
  • Dear Ichiro,
  • Dear John,



相手の名前や性別が分からない場合には、「Dear Sir/Madam,」という書き方になります。例えば、何かの仕事に応募する際やセールスレターなどを書く際には、相手の名前が分からない場合もあります。そういった場合には男性は「Sir」、女性は「Madam」になります。


英語でEメールを書く際の「Hi ~」という頭語について




最近、Eメールを書く際に「Dear」よりも「Hi」という挨拶を使う人が多いです。「Hi」は単純に「こんにちは」という意味になります。一般的には「Hi + 名前」という書き方が多いです。例えば、以下のようになります。


  • Hi Mike,
  • Hi Keiko,
  • Hi Ichiro,



以上のような書き方になります。また、「Hi + Mr./Ms. ~」という書き方は少し変です。何故なら「Hi」はカジュアルですが「Mr./Ms.」はフォーマルなので、二つの書き方のスタイルが混ざっているという感じになってしまいます。そして、手紙を書く際に「Hi」という拝啓は使いません。




頭語「To whom it may concern」正しい使い方


頭語「To whom it may concern」正しい使い方
次に紹介する「To whom it may concern」は相手の名前とタイトルが分からない場合に使うフォーマルな拝啓になります。

例えば、誰かのために「推薦状」を書く際に使うような言葉です。「whom it may concern」という単語は「関係当事者」という意味になり、「to」は単純に「~へ」という意味になります。

この書き方は手紙であっても、Eメールでも使う事ができますが、一般的には手紙で使う場合の方が多いと思います。




英語で複数の人にメール、手紙を送る際に使う頭語の書き方


英語で複数の人にメール、手紙を送る際に使う頭語の書き方
先程紹介した書き方は、宛先が一人の受信人にメール、手紙を書く際の場合です。しかし、ビジネスシーンでは多くの場合、複数のスタッフにメールが届く仕組みを使っていますね。

そういった際には下記の書き方を使えばよいと思います。

フォーマルな書き方:


  • Dear Sirs, (複数の男性へメール・手紙を書く際)
  • Dear Mr. and Mrs. Tanaka, (夫婦へメール・手紙を書く際)
  • Dear colleagues,(同僚へメールを書く際)




カジュアルな書き方:


  • Hi everyone, (皆さん、こんにちは)
  • Hi guys, (皆さん、こんにちは)




英語で手紙を送る際の住所の書き方、宛名の書き方


英語で手紙を送る際の住所の書き方、宛名の書き方

英語で手紙を送る際、住所は下記のようなパターンで記入します。国によって住所の書き方、表記の仕方は違いますが、一般的に下記の順番で記載していきます。


Mr. I Suzuki (またはMr. Suzuki、Mr. Ichiro Suzuki)
10 Broad Street (家の番号+道路の名前)
Fleetwood (町の名前)
New York (州、県、など)
123456 (郵便番号)
USA (国)



国によって郵便番号(米:zip code, 英:post code)のスタイルが異なります。例えば、アメリカの郵便番号は数字のみですが、イギリスの郵便番号は数字とアルファベットの文字も入っています。




まとめ:ビジネスメール・手紙の宛名、頭語、背景について


まとめると、英語でビジネスメールや手紙を書く際には色々な拝啓・頭語を使って書く事になります。最もフォーマルで正式な書き方は「Dear + Mr./Ms. 名字」になります。

逆に最もカジュアルな書き方は「Hi + 名前」になります。メールの方がカジュアルなコミュニケーションツールなので、ビジネスシーンであっても「Hi + 名前」を使う事は可能です。

英語圏のビジネスパーソンは日本人のビジネスパーソンほどフォーマルではありませんので、例え目上の偉い人と話しても相手の苗字ではなく、下の名前を使う場合が多いです。

しかし、安全のために初めての会話・コミュニケーションであれば「タイトル+名字」という書き出しを使う事をお勧めします。



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